İşletmenizde bir olay olunca (fatura kesildi, tahsilat alındı, servis durumu değişti...) parmağını kımıldatmadan otomatik olarak bildirim, SMS, e-posta, Telegram mesajı veya dış sistem çağrısı gönderin. "Şu olursa, şunu yap" kurallarını kendiniz tanımlarsınız.
Ayar > Tanım > Otomasyonlar38 hazır olay6 aksiyon tipi
Bu bölüm ne işe yarar?
Otomasyon, NetEsnaf'ın "olay tabanlı kural motorudur". Programın içinde iş akışınızla ilgili bir şey gerçekleştiğinde arka planda otomatik bir aksiyon çalıştırır. Örneğin bir müşteriye satış faturası kesildiğinde ona teşekkür SMS'i, aynı anda yöneticinize uygulama içi bir bildirim gönderebilir; bir servis talebi çözüm süresini aşarsa ilgili kişiye uyarı düşebilir; yeni bir cari eklendiğinde kendi dış sisteminize (webhook) haber verebilir.
Her otomasyon kuralı üç parçadan oluşur: Tetikleyici (hangi olay olunca), Koşullar (isteğe bağlı filtre; örn. sadece belli tutarın üstündeyse) ve Aksiyonlar (ne yapılacak: bildirim, SMS, e-posta, Telegram, push veya webhook). Bir kurala birden fazla aksiyon ekleyebilirsiniz. Otomasyonlar sessiz çalışır: bir aksiyon hata verse bile asıl işleminizi (faturayı kesmeyi, tahsilatı kaydetmeyi) asla engellemez.
1
Otomasyonlar (Liste)
Nerede: Ayar > Tanım > Otomasyonlar
Firmanıza tanımlı tüm otomasyon kurallarını tek bir tabloda görürsünüz. Her satırda kuralın adı, hangi olayla tetiklendiği, ait olduğu bölüm, kaç kez çalıştığı ve en son ne zaman çalıştığı yer alır.
🎯 Ne işe yarar
Kurulu tüm otomatik akışlarınızı tek bakışta görüp yönetmenizi sağlar. Buradan yeni kural eklersiniz, mevcut bir kuralı geçici olarak kapatır/açar, düzenler veya kaldırırsınız.
💼 Neden kullanılır
Hangi otomatik akışın açık olduğunu bilmek, bir kuralı silmeden geçici durdurmak veya bir kuralın ne sıklıkta çalıştığını takip etmek istediğinizde bu ekran ana giriş noktanızdır.
Adım adım nasıl yapılır
Ayar > Tanım > Otomasyonlar menüsüne girin.
Tablodaki mevcut kuralları inceleyin: Otomasyon Adı, Tetikleyici, Bölüm rozeti, Çalışma sayısı (kez) ve Son Çalışma zamanı.
Bir kuralı geçici kapatmak veya açmak için satırdaki aç-kapa düğmesine dokunun.
Yeni bir kural oluşturmak için "Yeni Otomasyon" butonuna basın.
Kuralların gerçekten çalışıp çalışmadığını görmek için "Loglar" butonuna geçin.
Bir kuralı değiştirmek için Düzenle, kaldırmak için Sil butonunu kullanın.
Butonlar / Seçenekler
Yeni Otomasyon
Boş bir oluşturma formu açar.Sonuç: Yeni otomasyon formu açılır.
Loglar
Kuralların çalışma geçmişi ekranına geçer.Sonuç: Log listesi açılır.
Durum aç/kapa
Kuralın aktif/pasif durumunu tersine çevirir.Sonuç: Aktifse pasif, pasifse aktif olur; ekranda "Aktif edildi" / "Pasif edildi" mesajı görünür.
Düzenle
Kuralı dolu haliyle formda açar.Sonuç: Düzenleme formu açılır.
Sil
Onay sorup kuralı listeden kaldırır.Sonuç: Kural listeden ve motordan çıkar.
Yaparsanız
Ne olur
Bir kuralı pasif ederseniz
İlgili olay yine gerçekleşir ama pasif kural çalışmaz; kuralı silmeden geçici olarak durdurmuş olursunuz.
Bir kuralı silerseniz
Kural listeden kalkar; sadece kendi firmanıza ait kuralı silebilirsiniz, başka firmaların kuralları etkilenmez.
Tetikleyici adı okunabilir bir başlıkla gösterilir. Çalışma sayısı ve Son Çalışma bilgisi, kural her başarılı değerlendirildiğinde otomatik güncellenir. Hiç kuralınız yoksa ekran sizi yeni bir otomasyon eklemeye yönlendirir.
Nerede: Otomasyonlar listesi > "Yeni Otomasyon" veya bir kuralda "Düzenle"
Bir otomasyon kuralını baştan sona bu formda kurarsınız: Genel Bilgi (Ad ve Tetikleyici zorunlu), isteğe bağlı Koşullar ve bir ya da birden çok Aksiyon. Düzenle ile açtığınızda kayıtlı tüm ayarlar geri yüklenir.
🎯 Ne işe yarar
Otomatik akışın kalbini kurar: "Şu olay olunca, şu koşul sağlanırsa, şu aksiyonu yap" mantığını görsel olarak oluşturursunuz. Örneğin önemli bir müşteriye fatura kesilince yöneticiye uygulama içi bildirim ve müşteriye SMS gönderme.
💼 Neden kullanılır
Tekrar eden bilgilendirmeleri elle yapmak yerine kurala bağlarsınız. Böylece işiniz her seferinde aynı şekilde, unutulmadan ve anında tamamlanır.
Adım adım nasıl yapılır
Genel Bilgi bölümünde Otomasyon Adı (zorunlu) ve isteğe bağlı Açıklama girin.
Tetikleyici açılır listesinden olayı seçin. Olaylar bölümlere göre gruplanmıştır; seçtiğinizde değişken rehberi ve koşul seçenekleri otomatik güncellenir.
Durumu Aktif veya Pasif olarak seçin.
İsteğe bağlı: "Koşul Ekle" ile filtre satırı ekleyin — bir değişken seçin, operatör seçin (Eşittir, Eşit Değil, Büyüktür, Küçüktür, Büyük Eşit, Küçük Eşit, İçerir, İçermez) ve bir değer girin.
"Aksiyon Ekle" menüsünden tip seçin (Uygulama İçi Bildirim, Push, SMS, E-posta, Telegram, Webhook) ve alanlarını doldurun.
Mesaj ve başlık alanlarına şablon değişkeni yazabilirsiniz; örneğin müşteri adı ve fatura tutarı otomatik yerleştirilir.
Kaydet'e basın. Ad veya Tetikleyici boşsa ya da hiç aksiyon eklemediyseniz uyarı alırsınız.
Butonlar / Seçenekler
Koşul Ekle
Yeni bir koşul (filtre) satırı ekler.Sonuç: Değişken, operatör ve değer seçebileceğiniz bir satır belirir.
Menüden seçilen tipte bir aksiyon kartı ekler.Sonuç: Tipe özel alanlarla dolu bir aksiyon bloğu eklenir.
Kaldır
Bir aksiyon bloğunu siler.Sonuç: Aksiyon kaldırılır.
Kaydet
Kuralı kaydeder.Sonuç: "Otomasyon kaydedildi" mesajı döner ve kural motora hazır hale gelir.
Vazgeç
Kaydetmeden liste ekranına döner.Sonuç: Otomasyonlar listesine gidersiniz.
Yaparsanız
Ne olur
Hiç koşul eklemezseniz
Kural o olayın her gerçekleşmesinde çalışır.
Birden çok koşul eklerseniz
Koşulların hepsi aynı anda sağlanmalıdır (VE mantığı); biri bile sağlanmazsa aksiyon çalışmaz.
Ad veya Tetikleyiciyi boş bırakırsanız
"Ad ve tetikleyici zorunludur" uyarısı alır, kayıt yapılmaz.
Hiç aksiyon eklemezseniz
"En az bir aksiyon eklemelisiniz" uyarısı alırsınız.
Mesajlarda şablon ve biçim birlikte kullanılır: {{cari.unvan}} müşteri unvanını, {{fatura.genel_toplam|para}} tutarı 1.234,56 ₺ biçiminde yazar. Farklı para birimi için {{tutar|para:USD}} (1,234.56 $) kullanabilirsiniz. Tarih için {{tarih|tarih}} gün.ay.yıl, {{tarih|tarihsaat}} saatiyle birlikte gösterir. SMS telefon alanı {{cari.tel}}, e-posta alanı {{cari.email}} ile ön dolu gelir.
Nerede: Otomasyon formundaki Tetikleyici açılır menüsü ve Değişken Rehberi bölümü
Bir otomasyonun "ne zaman" çalışacağını olaylar belirler. NetEsnaf 15 farklı bölümden toplam 38 hazır olay sunar; bunlar formda bölüme göre gruplanmış bir açılır menü olarak karşınıza gelir.
🎯 Ne işe yarar
Kuralınızı işletmenizdeki gerçek bir iş olayına bağlar. Ayrıca seçtiğiniz olaya özel hangi değişkenleri (müşteri unvanı, fatura tutarı, servis durumu...) mesaj ve koşullarda kullanabileceğinizi gösterir.
💼 Neden kullanılır
Otomasyonu yanlış bir ana bağlamamak için önce doğru olayı seçmelisiniz. Olayı seçtiğinizde yalnızca o anda gerçekten var olan bilgileri kullanabilirsiniz, böylece boş veya hatalı mesaj gönderme riski ortadan kalkar.
Adım adım nasıl yapılır
Formda Tetikleyici açılır menüsünü açın; olaylar bölüm başlıklarıyla (Fatura, Servis, Kasa...) gruplanmıştır.
İstediğiniz olayı seçin (örn. "Satış Faturası Kesildiğinde").
Seçimden sonra "Kullanılabilir Değişkenler" rehberi o olaya ait değişkenleri rozet olarak gösterir.
Bir değişken rozetine tıklayıp {{değişken.adi}} biçimini kopyalayın ve mesaj ya da koşula yapıştırın.
Bölümlere göre olaylar
Bölüm
Olaylar
Fatura (3)
Satış faturası kesildi, alış faturası kesildi, fatura iptal edildi.
İrsaliye (1)
İrsaliye kesildi.
Sipariş (2)
Sipariş oluşturuldu, sipariş durumu değişti.
Teklif (2)
Teklif oluşturuldu, teklif durumu değişti.
Kasa (2)
Masraf fişi kesildi, virman yapıldı.
Müşteri / Tedarikçi (3)
Yeni cari oluşturuldu, tahsilat yapıldı, ödeme yapıldı.
Çek / Senet (2)
Çek-senet oluşturuldu, durumu değişti.
Servis (3)
Servis talebi oluşturuldu, durumu değişti, çözüm süresi (SLA) aşıldı.
Üretim (4)
Üretim emri açıldı, tamamlandı, kritik hammadde stoğu, geciken emir.
Ürün / Hizmet (1)
Stok hareketi oluştu.
Saha Satış (1)
Saha ziyareti tamamlandı.
Keşif (1)
Keşif durumu değişti.
Proje (2)
Görev oluşturuldu, görev tamamlandı.
Personel (5)
Puantaj kaydedildi, maaş tahakkuku, prim tahakkuku, maaş ödemesi, avans ödemesi.
İş Takip / CRM (6)
İlgilenen oluşturuldu, ilgilenen durumu değişti, fırsat oluşturuldu, fırsat aşaması değişti, fırsat kaybedildi, müşteriye dönüşüm yapıldı.
Butonlar / Seçenekler
Değişken rozeti
Seçili olayın bir değişkenini {{...}} biçiminde panoya kopyalar.Sonuç: Şablon değişkeni kopyalanır, mesaja yapıştırabilirsiniz.
Toplam 15 bölümden 38 olay kullanılabilir. Önce bir olay seçmeden koşul veya mesajda değişken kullanmak anlamsızdır; olayı seçince değişken rehberi dolar. Her olayın kendine özgü değişken seti vardır: fatura olayları fatura ve cari bilgisini, stok olayı stok bilgisini, personel olayları personel ve hareket bilgisini sağlar.
İlgili modüller:Otomasyon FormuAksiyon Tipleri
4
Aksiyon Tipleri (Yapılabilecek İşlemler)
Nerede: Otomasyon formundaki "Aksiyon Ekle" menüsü ve aksiyon kartları
Bir otomasyon tetiklenip koşullar sağlandığında çalıştırılabilecek altı aksiyon tipi vardır: Uygulama İçi Bildirim, Push Bildirim, SMS, E-posta, Telegram ve Webhook. Motor her aksiyonu sırayla çalıştırır ve sonucunu kaydeder.
🎯 Ne işe yarar
Otomasyonun "ne yapacağını" belirler. Müşteri veya personele haber verme (SMS, e-posta, push, uygulama içi) ya da dış sistemlere veri gönderme (webhook, Telegram) ihtiyacına göre seçersiniz.
💼 Neden kullanılır
Aynı kurala farklı tipte birden çok aksiyon ekleyebilirsiniz; örneğin hem müşteriye SMS hem yöneticiye uygulama içi bildirim. Böylece tek olaydan birden çok kişiyi aynı anda haberdar edersiniz.
Adım adım nasıl yapılır
Formda "Aksiyon Ekle" menüsünden istediğiniz tipi seçin.
Uygulama İçi Bildirim: Başlık, Mesaj ve Alıcı (Tüm Kullanıcılar / Sadece Yöneticiler / Belirli Kullanıcılar) girin; "Belirli" seçerseniz kullanıcıları işaretleyin.
Push Bildirim: Başlık ve Mesaj girin; firmanın aktif kullanıcılarının mobil cihazlarına push gider.
SMS: Telefon (varsayılan {{cari.tel}}) ve Mesaj girin.
E-posta: E-posta adresi ({{cari.email}}), Konu ve İçerik girin.
Telegram: Chat ID ve Mesaj girin. Webhook: URL ve JSON gövde girin.
Butonlar / Seçenekler
Uygulama İçi Bildirim
Seçili kullanıcıların uygulama içi bildirim ziline mesaj bırakır.Sonuç: Dış servise ihtiyaç duymaz; en güvenli, her zaman çalışan aksiyondur.
Push Bildirim
Aktif kullanıcıların mobil cihazlarına anlık bildirim gönderir.Sonuç: Push ayarları yapılmışsa cihazlara bildirim düşer.
SMS Gönder
Girilen telefona SMS gönderir.Sonuç: SMS ayarları doluysa mesaj gider.
E-posta Gönder
Girilen adrese HTML e-posta gönderir.Sonuç: Mail ayarları doluysa e-posta gider.
Belirttiğiniz adrese JSON verisi gönderir.Sonuç: Kendi sisteminiz veya otomasyon aracınız olayı anlık alır.
Yaparsanız
Ne olur
SMS/E-posta/Telegram/Push ayarını yapmadan bu aksiyonu eklerseniz
Aksiyon çalışmaz; log'da "ayarları yapılmamış" uyarısı görünür. Önce Ayar bölümünden sağlayıcı bilgilerini girmelisiniz.
Bir aksiyon başarısız olursa
Diğer aksiyonlar yine çalışır; en az biri başarısızsa kuralın genel durumu "kısmi hata" olarak kaydedilir.
Alıcı olarak "Sadece Yöneticiler" seçerseniz
Bildirim yalnızca yönetici/yetkili rolündeki aktif kullanıcılara gider.
Uygulama İçi Bildirim hiçbir dış servise bağlı olmadan her zaman çalışır; kritik akışlarda mutlaka bunu ekleyin. Bir aksiyon hatası asıl işleminizi (fatura kesme, tahsilat...) asla engellemez. Mesajda şablon kullanın: "Sayın {{cari.unvan}}, {{fatura.genel_toplam|para}} tutarlı faturanız kesildi."
Otomasyonların her çalışmasının kaydını görürsünüz: hangi kural, ne zaman, genel sonuç (Başarılı / Kısmi Hata), tek tek aksiyon sonuçları ve varsa hata mesajı. Eski logları temizleme aracı da buradadır.
🎯 Ne işe yarar
Bir otomasyonun gerçekten çalışıp çalışmadığını, SMS veya e-postanın gidip gitmediğini ya da neden başarısız olduğunu (örn. "SMS ayarları yapılmamış") teşhis etmenizi sağlar.
💼 Neden kullanılır
Müşteriden "mesaj gelmedi" geri bildirimi aldığınızda ya da bir kuralın sessizce başarısız olduğundan şüpheleniyorsanız, kanıtı burada bulur ve sorunu hızlıca çözersiniz.
Adım adım nasıl yapılır
Otomasyonlar listesinden "Loglar" butonuna basın.
Tabloda durum rengine göre sonuçları inceleyin: Başarılı (yeşil) ve Kısmi Hata (sarı).
Aksiyonlar sütunundaki rozetlerden hangi aksiyon tipinin başarılı/başarısız olduğunu görün.
Hata sütunundan sorunlu kayıtların mesajını okuyun.
Gerekirse üstteki "Son X gün kalsın" seçimini yapıp "Temizle" ile eski kayıtları silin.
Çok kayıt varsa sayfalama ile gezinin.
Butonlar / Seçenekler
Temizle
Seçilen aralığa göre eski log kayıtlarını siler.Sonuç: Belirtilen günden eski (veya tüm) kayıtlar silinir; "Temizlendi. Kalan kayıt: N" mesajı döner.
Temizleme aralığı
"Son X gün kalsın" veya "Tümünü sil" seçeneği (varsayılan 90 gün).Sonuç: Temizle butonuna hangi kayıtların silineceğini bildirir.
Sayfalama
Log sayfaları arasında gezinir.Sonuç: İlgili log sayfası açılır.
Loglar 90 günden eski olduğunda sistem tarafından otomatik temizlenir; ayrıca yukarıdaki Temizle ile istediğiniz zaman elle de temizleyebilirsiniz. Genel durum pratikte iki değerdir: Başarılı (tüm aksiyonlar tamam) ve Kısmi Hata (en az bir aksiyon başarısız). Her kayıt, kuralın hangi müşteri/tutar ile çalıştığını da saklar; sorun ayıklamada çok işe yarar.
